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個人情報の不適正な取扱い対する再発防止策について

総合窓口課の窓口業務を委託している事業者(以下、「委託事業者」という)から、平成29年12月に個人情報の不適正な取扱いがなされているとの報告がありました。
区は報告を受け直ちに調査を開始し、その結果、個人情報の漏えい・紛失はないものの、区民の個人情報が職員や委託業者の事務処理の参考事例や研修等に使用され、「豊島区個人情報保護条例」に違反(目的外利用)する事案が含まれていることが明らかとなりました。
区民の皆さまに対しまして、深くお詫び申し上げますとともに、今後は、二度とこのような事態を招かぬよう総合窓口課において、再発防止を徹底してまいります。

区は、今回の問題を全庁的な課題として受けとめ、個人情報保護の重要性をあらためて全職員に認識させるとともに、業務委託や指定管理者制度など区業務のアウトソーシングにともなうチェック体制の強化について、豊島区リスクマネジメント推進本部を立ち上げ、年内を目途に対応策の検討を進めてまいります。

経過

  1. 平成29年4月、委託事業者社員から事業者に対し、個人情報の取扱いについて指摘がなされる。
  2. 平成29年12月、委託事業者から区に対して、2件の事案が報告される。
    (1)証明書作成の見本に個人情報を利用・保管した。
    (大半は過去に区が作成、一部委託事業者が作成)
    (2)検証環境の画面コピーや住民票の写しのコピーを研修資料として利用し、また、転記作成した資料が未回収であった。
  3. 平成30年2月、委託事業者から区に対して1件の事案が報告される。
     本人確認書類として個人番号通知カードの提示を求めていた。
  4. 平成30年3月26日、判明した事実を議会に中間報告する。
  5. 平成30年3~4月、個人情報の取扱いについて、委託事業者の自主点検が実施される。
  6. 平成30年4~5月、委託事業者から区に対して自主点検の結果が報告される。
    スタッフ間の連絡共有ノートに個人情報(画面のコピー等)を貼り付けていたなど、不適切な処理や事務ミスを確認した。
  7. 平成30年5月28日、判明した事実を議会に中間報告する。
  8. 平成30年7月9日、原因と対策を議会に報告する。

原因

  1. 個人情報保護条例第10条第2項及び第15条第1項違反(目的外利用)に対する区及び委託事業者の認識不足
  2. 委託事業者社員からの指摘に対する区への報告が遅れたことによる委託事業者のリスクマネジメントの欠如
  3. 業務、法令に対する理解不足や作業の慣れによる見落とし

再発防止策

1.総合窓口課の再発防止策

  1. 職員研修の強化
  2. 研修における個人情報使用禁止の徹底
  3. 委託事業者に対する監督の強化

2.全庁的な再発防止策とチェック体制の構築

  1. 個人情報に関するハンドブックの改訂と情報セキュリティ(内部)監査の強化
  2. 個人情報の適正な取扱いに関する職員研修等の緊急実施
  3. 業務委託等に関するマニュアル等の改訂
  4. 業務委託等への指導・監督の徹底
  5. 全庁的なチェック体制の構築

3.その他

区は、平成30年6月28日に関係職員8名の口頭厳重注意処分を行いました。また、7月10日、委託事業者に対する競争入札参加停止及び指名停止1か月(契約約款等違反)の措置を実施しました。

区長コメント

個人情報が記載された証明書等を業務の見本や研修に利用することは、個人情報の目的外利用であり、業務の推進に必要であったとしても許されるものではありません。今回の事態は、何よりも区職員一人一人の個人情報保護に対する認識が甘かったことにあります。区政の最高責任者として、区民の皆様に対し、深くお詫び申し上げるとともに再発防止に全力を尽してまいります。

問合せ先

区民部総合窓口課 03-3981-4766

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更新日:2018年7月10日